Strategi Implementasi Sistem Informasi Pada Usaha Kecil dan Menengah

Pendahuluan
Penerapan Sistem Informasi pada sebuah Bisnis secara umum dan Usaha Kecil dan Menengah khususnya diyakini dapat meningkatkan daya saing dengan cara memberikan nilai tambah pada produk dan layanan yang dihasilkannya.

Peningkatan daya saing ini sangat diperlukan mengingat tantangan yang muncul akibat penerapan system perdagangan bebas menuntut setiap bisnis untuk bisa menghasilkan produk dan layanan yang lebih baik dan lebih murah.

Sistem informasi secara definisi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.

Komponen-komponen dalam sebuah sistem informasi antara lain : teknologi informasi, proses dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, supplier, rekanan dll.

Untuk bisa membuat formulasi strategi implementasi sistem informasi terbaik pada usaha kecil dan menengah, kita perlu memahami berbagai hal yang menjadi bagian dari sebuah sistem informasi itu sendiri.

Dari penjelasan di atas jelas terlihat bahwa teknologi informasi hanya merupakan bagian dari sebuah sistem informasi. Komponen lainnya lebih banyak berhubungan dengan karakteristik dari sebuah organisasi bisnis.

Penulis melihat ada dua faktor utama yang mempengaruhi keberhasilan penerapan sistem informasi pada usaha kecil dan menengah.

1. Faktor pertama adalah faktor teknologi informasi (faktor eksternal). Di dalamnya mencakup pemilihan teknologi yang tepat.

2. Faktor kedua adalah faktor internal yang sangat terkait dengan sumber daya manusia dan organisasi

Faktor Pemilihan Teknologi Informasi Yang Tepat

Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu  (Indrajit, 2003).

Dengan berpegang pada definisi ini, terlihat bahwa komputer hanya merupakan salah satu produk dalam domain teknologi informasi. Sistem Operasi, Modem, Router, Oracle, SAP, Printer, Multimedia, Cabling System, VSAT, dan lain sebagainya, merupakan contoh dari produk-produk teknologi informasi.

Memilih teknologi yang tepat itu adalah sebuah keharusan. Lantas teknologi seperti apa yang tepat untuk dipilih sebagai solusi? Hal ini tentu sangat bergantung kepada kebutuhan yang khusus dari sebuah organisasi.

Secara umum yang mungkin bisa menjadi pertimbangan adalah sebagai berikut :

1. Biaya yang Terjangkau

2. Interoperability atau kemampuan untuk bisa berhubungan dengan platform yang berbeda

3. Relatif Mudah digunakan

4. Jaminan dukungan untuk berkembang mengikuti perkembangan bisnis

Beberapa pertanyaan yang juga baik untuk ditanyakan saat melakukan pemilihan teknologi yang tepat antara lain :

1. Apakah memiliki kemampuan untuk di upgrade?

2. Apakah bisa di kembangkan dan dikustomisasi tanpa bantuan vendor ?

3. Apakah aplikasi nya cukup fleksibel?

Faktor Sumber Daya Manusia, Organisasi

Penguasaan teknologi informasi memiliki hubungan kausalitas dengan tingkat pemanfaatan internet dan e-commerce pada Usaha Kecil Menengah yang tersebar di Propinsi Jawa Barat (Yuan, 2004).

Kemampuan sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi dan sistem informasi telah terbukti mempengaruhi pemanfaatan teknologi informasi di usaha kecil menengah.

Semakin tinggi kemampuan sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi, semakin tinggi pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi pada usaha kecil menengah.

Kendati demikian, seperti yang telah dipaparkan sebelumnya bahwa penerapan sistem dan teknologi informasi merupakan keharusan agar usaha kecil menengah bisa bersaing dan meningkatkan usahanya.

Levy dan Powell (2002) dalam Sembiring (2003) menyarankan bahwa Usaha Kecil dan Menengah harus mengikuti empat tahap dalam mengadopsi IT.

1. Tahap pertama adalah efisiensi adopsi IT untuk pengendalian, terutama keuangan

2. Tahap kedua adalah koordinasi untuk meningkatkan customer care melalui integrasi teknologi

3. Tahap ketiga adalah kolaborasi, dan hal yang pertama dilakukan adalah memfokus pada hubungan yang berlangsung pada industry value chain, begitulah caranya KUKM berkomunikasi dan bertukar informasi dengan pelanggan dengan menggunakan sistem seperti email dan internet.

4. Tahap keempat adalah inovasi yang merupakan sebuah keutuhan dan sangat penting pada dunia industri.

Outsourcing Sebagai Solusi Alternatif

Menurut wikipedia, outsourcing adalah sebuah proses dimana terjadi pengalihan pekerjaan kepada pihak ketiga.

Perusahaan melakukan outsourcing dengan beberapa tujuan sbb :

1. Meningkatkan fokus bisnis
Usaha kecil menengah akan lebih berfokus pada core bisnis nya

2. Meningkatkan daya saing karena peningkatan skill IT vendor outsourcing.
Sementara outsourcing provider akan menghususkan diri dalam membangun beberapa skil unggulan dalam sistem dan teknologi informasi pada saat yang bersamaan usaha kecil menengah yang menggunakan jasa mereka akan mendapatkan keuntungan karena akan selalu terupdate dalam hal teknologi

3. Membagi resiko biaya operasional dan investasi.
JIka usaha kecil menengah melakukan semuanya sendiri, maka mereka juga harus mengatur resiko terhadap biaya operasional dan investasi, dengan mengalihkan sebagian proses, hal ini secara otomatis telah membagi resiko biaya operasional dan investasi

Berikut ini beberapa hal yang mungkin bisa dilakukan dalam rangka mengalihkan sebagian proses dan pengadaan yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi :

1. Melakukan kontrak sewa terhadap perangkat teknologi informasi seperti PC, Server, Printer dll

2. Jika memungkinkan menggunakan layanan sistem informasi yang bersifat “hosted”, atau dikelola oleh pihak ketiga. Walaupun pada saat ini penyedia jasa “hosted solution” ini masih terbatas pada layanan tertentu seperti web hosting, email hosting atau layanan pelanggan / crm.

Untuk menghindari kegagalan atau kekecewaan dalam proses outsourcing, sebuah perjanjian atau kontrak kerja yang baik perlu dibuat antara usaha kecil menengah dan vendor outsourcing.

Dokumen Service Level Agreement (SLA) perlu dibuat dengan cukup lengkap untuk menghindari adanya perselisihan dikemudian hari. Secara umum SLA ini berisi layanan apa saja yan diberikan penyedia jasa outsorcing yang dijanjikan.

Daftar Pustaka

Sembiring, A A.  2003. Thesis : Studi Validitas Dan Reliabilitas Survey Pemanfaatan Internet dan E-Commerce oleh UKM. Universitas Indonesia.

Yuan, N Y.  2004. Thesis :  Analisis Tingkat Pemanfaatan Teknologi Informasi Yang Berkaitan Dengan Internet dan E-Commerce pada Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah. Universitas Budi Luhur.

Indrajit, R E. 2003. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi kumpulan artikel. STMIK PERBANAS RENAISANCE CENTER, Jakarta.

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

Yudistira, Yuan “Outsourcing In A Nutshell.” Outsourcing In A Nutshell EzineArticles.com. http://ezinearticles.com/?Outsourcing-­In-­A-­Nutshell&id=1167849